Installation

Configuration requise

• macOS : 12 ou plus récent, sur Apple silicon ou Intel.
• Windows : 10 ou 11, 64 bits.
• Linux : 64 bits, sur x64 ou ARM. Testé sur Ubuntu 22.04 et plus récent.

Systematic Invoice est gratuit. Il ne demande aucun compte, n’affiche aucune publicité, et toutes les fonctionnalités sont incluses.

Installer sur macOS

1. Téléchargez le .dmg adapté à votre Mac : Apple silicon pour M1 et plus récent, Intel pour les Mac plus anciens. Vous hésitez ? Ouvrez le menu Pomme, choisissez À propos de ce Mac et regardez la ligne Puce (Apple silicon) ou Processeur (Intel).
2. Ouvrez le .dmg et faites glisser Systematic Invoice dans Applications.
3. Ouvrez-le depuis Applications. L’application est signée et notariée par Apple : elle s’ouvre comme toute autre application.

Installer sur Windows

1. Téléchargez le programme d’installation (.exe) et lancez-le. Il s’installe pour votre compte utilisateur, sans droits d’administrateur.
2. Si Windows affiche Windows a protégé votre ordinateur, choisissez Informations complémentaires, puis Exécuter quand même.
3. Ouvrez Systematic Invoice depuis le menu Démarrer ou le raccourci du bureau.

Installer sur Linux

• Debian, Ubuntu et distributions proches : téléchargez le .deb et installez-le avec sudo apt install ./SystematicInvoice-*.deb, puis ouvrez-le depuis le menu des applications.
• Toute distribution : téléchargez l’AppImage, rendez-la exécutable avec chmod +x SystematicInvoice-*.AppImage et lancez-la.

Tous les téléchargements Linux : .deb x64, AppImage x64, .deb ARM, AppImage ARM.

Premier lancement

1. Choisissez où vivent vos données. Dans l’onglet Local, créez une nouvelle base de données : un fichier sur votre ordinateur, idéal pour travailler seul. Dans l’onglet Serveur, connectez-vous plutôt à une base PostgreSQL, pour que plusieurs personnes travaillent sur les mêmes données en même temps. Vous pourrez ouvrir une autre base plus tard. Voir Vos données.
2. La langue suit celle de votre ordinateur lorsqu’il s’agit de l’anglais, du français ou de l’arabe. Changez-la à tout moment dans Paramètres → Langue & Format, où vous choisissez aussi l’écriture des montants et des dates.
3. Choisissez votre devise par défaut au même endroit. Les totaux du tableau de bord et des rapports sont affichés dans cette devise, et chaque autre devise reçoit un taux par rapport à elle. Choisissez-la avant votre première facture : une fois que vous avez des factures ou des devis, elle ne change plus.

Votre première facture

1. Ajoutez votre entreprise dans Entreprises : nom, abréviation de deux lettres, adresse, numéro de TVA et logo.
2. Ajoutez un client dans Clients, et vos produits ou services dans Articles, avec leurs prix et unités.
3. Ajoutez vos banques et portefeuilles dans Banques et portefeuilles, pour que la facture indique comment vous payer.
4. Ouvrez Factures et choisissez Ajouter. Choisissez l’entreprise, le client et la devise, ajoutez les lignes, puis enregistrez. Le numéro est attribué pour vous.
5. Passez en Aperçu pour voir le PDF tel que votre client le verra, puis imprimez-le ou enregistrez-le.

Premiers pas vous fait faire le tour de l’application, et Factures détaille chaque partie d’une facture.

Mises à jour

L’application vérifie s’il existe une nouvelle version peu après son ouverture, puis toutes les quelques heures. Elle la télécharge en arrière-plan et vous propose de redémarrer quand elle est prête ; si vous choisissez plus tard, elle s’installe à la prochaine fermeture. Vous pouvez aussi vérifier vous-même dans Paramètres.

Désinstaller

• macOS : placez Systematic Invoice dans la Corbeille depuis Applications.
• Windows : ouvrez Paramètres → Applications, trouvez Systematic Invoice et choisissez Désinstaller.
• Linux : lancez sudo apt remove systematic-invoice, ou supprimez l’AppImage.

La désinstallation ne supprime jamais votre fichier de base de données ni vos sauvegardes : ils restent là où vous les avez enregistrés.

Premiers pas

Ouvrir ou créer une base de données

Systematic Invoice garde tout dans une base de données : vos entreprises, clients, articles, factures, devis et paramètres. Le premier écran vous demande laquelle utiliser.

• Local : un fichier sur votre ordinateur (SQLite). Il fonctionne sans aucune connexion. Choisissez Créer une nouvelle base de données, donnez-lui un nom et choisissez où l’enregistrer, ou ouvrez une base existante. Les bases utilisées récemment s’ouvrent en un clic.
• Serveur : une base PostgreSQL sur votre réseau ou votre propre serveur, pour une équipe. Saisissez l’hôte, le port, le nom de la base, l’utilisateur et le mot de passe, choisissez Tester la connexion, puis connectez-vous. Les connexions récentes sont listées aussi, sans leur mot de passe : pour votre sécurité, il n’est jamais enregistré et se saisit à chaque fois.

Pour en savoir plus, voir Vos données.

Changer de base

Inutile de redémarrer l’application. Choisissez Déconnexion en bas du menu pour revenir à l’écran des bases, puis ouvrez un autre fichier ou connectez-vous à un autre serveur. Une base par société, ou une base de test : rien de plus simple.

Se repérer

Le menu latéral regroupe tous les écrans, dans l’ordre où vous les utilisez :

• Tableau de bord : ce que vous avez facturé, encaissé et ce qu’on vous doit encore.
• Factures et Devis : vos documents.
• Préréglages, Profils de style et Mises en page : comment les nouveaux documents commencent et à quoi ils ressemblent.
• Banques et portefeuilles, Articles, Devises, Unités, Catégories, Clients et Entreprises : vos fiches.
• Rapports et Paramètres.

Le bouton ☰ en haut réduit le menu à ses icônes, pour plus de place, et le rouvre.

Les devis, préréglages, profils de style et rapports se désactivent chacun dans les Paramètres, et leurs écrans quittent le menu.

Prêt en cinq minutes

1. Dans Paramètres → Langue & Format, choisissez votre langue, l’écriture des montants et des dates, et votre devise par défaut. Choisissez-la avant votre première facture : dès que vous avez des documents, elle est verrouillée.
2. Dans Entreprises, ajoutez votre entreprise avec son adresse, son numéro de TVA et son logo.
3. Dans Banques et portefeuilles, ajoutez où vos clients vous paient.
4. Ajoutez quelques Clients et Articles, ou importez-les depuis Excel.
5. Ouvrez Factures, choisissez Ajouter, et faites votre première facture.

La page Factures détaille chaque partie du formulaire.

Paramètres

Les Paramètres ont quatre parties : personnalisation, fonctionnalités, sauvegarde et mises à jour.

Langue & Format

• Langue : English, Français ou العربية, pour toute l’application. L’arabe passe l’application de droite à gauche. Chaque facture a aussi sa propre langue : vous pouvez travailler dans l’une et facturer dans une autre.
• Format du montant et Format de date : l’écriture des nombres et des dates partout dans l’application.
• Devise par défaut : la devise dans laquelle le tableau de bord et les rapports additionnent, et par rapport à laquelle chaque autre devise a un taux. Choisissez-la une fois, avant votre premier document ; ensuite elle est verrouillée, car chaque facture et chaque devis sont établis par rapport à elle.

Personnaliser la facture

• Numérotation : quelles factures se suivent : une série par client (par défaut), une série par entreprise ou une seule série pour tout. Les devis ont toujours leur propre série. Voir Numérotation.
• Préfixe et suffixe de facture, comme INV ou un code d’année : lettres et chiffres uniquement.
• Inclure l’année, Inclure le mois et Inclure le nom de l’entreprise : ajoutés au nom des fichiers exportés, pour qu’un dossier de PDF se range tout seul.

Mode sombre

Passe l’application en clair ou en sombre. Le bouton en haut de chaque écran fait de même.

Fonctionnalités

N’activez que ce dont vous vous servez. Chaque interrupteur ajoute ou retire une partie de l’application, jamais vos données :

• Devis, Rapports, Profils de style et Préréglages.
• UBL 2.1 (PEPPOL BIS Billing 3.0) et XRechnung (UBL 2.1) : ajoutent l’export en facture électronique. Voir Factures électroniques.
• Impression des reçus : ajoute un bouton de reçu aux factures et aux devis, pour une imprimante de reçus 80 mm. Voir PDF, impression et reçus.

Sauvegarde

• Exporter enregistre toutes les fiches et tous les paramètres dans un seul fichier.
• Importer restaure un tel fichier. Il remplace le contenu de la base, l’application vous le demande donc d’abord.

Voir Vos données pour de bonnes habitudes de sauvegarde.

Mises à jour

L’application installée cherche d’elle-même une nouvelle version. Vérifier les mises à jour vérifie tout de suite.

Travailler avec les listes

Entreprises, clients, articles, unités, catégories, devises, banques et portefeuilles, préréglages, profils de style et mises en page fonctionnent tous de la même façon. Apprenez-le une fois ici.

La liste et le formulaire

Chaque écran montre la liste d’un côté et la fiche choisie de l’autre.

• Ajouter ouvre un formulaire vide. Les champs obligatoires portent une étoile rouge, et Enregistrer ne fonctionne qu’une fois remplis.
• Choisissez une fiche pour la voir et la modifier. Enregistrez pour garder vos changements ; si vous partez sans enregistrer, l’application vous le demande d’abord.
• Chaque fiche indique combien de factures et de devis l’utilisent : vous voyez d’un coup d’œil ce qui compte. Le nombre de devis disparaît quand les devis sont désactivés.
• Rechercher trouve les fiches par nom pendant que vous tapez.
• L’icône corbeille supprime une fiche. Une fiche encore utilisée par des factures ne peut pas être supprimée : archivez-la plutôt.

Archiver plutôt que supprimer

Activez Archivé pour masquer une fiche des listes et des choix de tous les jours, sans la perdre ni perdre les factures qui l’utilisent. Désactivez-le pour la retrouver.

Filtrer et trier

Personnaliser ouvre les filtres et le tri de la liste, avec le nombre de résultats :

• Actifs (par défaut), Archivés ou Tous.
• Avec factures ou Sans factures.
• Inactifs depuis 30, 60 ou 90 jours : sans facture sur cette durée, pour retrouver les clients devenus silencieux ou les articles que vous ne vendez plus.
• Trier par nom ou dernière modification, croissant ou décroissant.

Importer et exporter avec Excel

Importer / Exporter fait entrer et sortir vos fiches d’Excel :

• Exporter enregistre la liste dans un fichier .xlsx.
• Télécharger le modèle donne un fichier vide avec les bonnes colonnes. Remplissez-le, puis Importez-le pour ajouter de nombreuses fiches d’un coup.
• Si une ligne ne peut pas être lue, l’application indique laquelle pour que vous la corrigiez.

Les mises en page s’exportent une à une en fichiers .json (voir Mises en page), et les factures depuis leur propre liste (voir Factures).

Entreprises

Une entreprise est l’émetteur de la facture. Ajoutez-en autant que vous voulez : une société et une activité annexe, ou plusieurs sociétés gérées depuis un même bureau. Chaque facture se souvient de l’entreprise qui l’a émise.

Les champs

• Nom et un Nom court de deux lettres au plus, utilisé là où la place manque.
• Adresse : écrivez-la Rue, Ville, Code postal, Pays pour que les factures électroniques la lisent correctement.
• E-mail, Téléphone (format international, comme +33…), Site web et Rôle.
• Code TVA et Code entreprise, imprimés sur vos factures.
• Code pays : le code ISO à deux lettres, comme FR, BE ou LB.
• ID et schéma de point de terminaison PEPPOL : seulement pour les factures envoyées par Peppol.
• Logo : importez une image (2 Mo au plus) et recadrez-la. Il apparaît en haut de vos factures, à la taille choisie dans votre profil de style.
• Supplémentaire : toute autre ligne à placer sous vos informations.

Ce que garde la facture

En enregistrant une facture, elle garde une copie de l’entreprise telle qu’elle était ce jour-là. Changer d’adresse plus tard met à jour les nouvelles factures, jamais celles déjà envoyées. Pour mettre à jour une ancienne facture, ouvrez-la, choisissez de nouveau l’entreprise et enregistrez.

Numérotation par entreprise

Avec une série par entreprise dans la Numérotation, chaque entreprise a ses propres numéros de facture.

Clients

Les clients sont ceux que vous facturez. Saisissez-les une fois, choisissez-les sur chaque facture.

Les champs

• Nom (obligatoire) et un Nom court de deux lettres.
• Adresse, écrite Rue, Ville, Code postal, Pays, pour que les factures électroniques la lisent correctement.
• E-mail et Téléphone, au format international.
• Code TVA, Code entreprise et Code pays.
• Référence acheteur : la référence ou le code de service demandé par votre client. Pour XRechnung, c’est le Leitweg-ID.
• ID et schéma de point de terminaison PEPPOL : pour les clients à qui vous envoyez des factures Peppol.
• Supplémentaire : toute autre ligne imprimée sous les informations du client.

Ajouter un client en facturant

Dans le champ Facturer à d’une facture, Ajouter crée un client avec juste un nom et un téléphone, sans quitter la facture. Complétez le reste plus tard.

Connaître vos clients

Chaque client indique son nombre de factures et de devis. Les filtres listent les clients sans factures ou inactifs depuis 30, 60 ou 90 jours. Pour tout ce qu’un client a été facturé et a payé, ouvrez le Relevé client dans les Rapports.

Articles, unités et catégories

Les articles sont les produits et services que vous vendez. Choisissez-les sur une facture : leur nom, leur prix et leur unité se remplissent tout seuls.

Articles

• Nom (obligatoire) et Description.
• Prix : le prix unitaire habituel. Il reste modifiable sur chaque facture.
• Unité : comment il se compte, comme heure, jour, projet ou kg.
• Catégorie : pour regrouper vos articles, par exemple Design, Hébergement ou Formation.

Chaque article indique combien de factures et de devis l’utilisent. Le rapport Ventes par article montre combien vous en avez vendu.

Unités et catégories

Les Unités et Catégories sont de courtes listes de noms. L’application démarre avec des unités courantes (pcs, kgs, hrs et d’autres) et deux catégories, Goods et Services. Renommez-les, ajoutez les vôtres, ou archivez celles qui ne servent pas.

Des tarifs depuis Excel

Votre liste de prix est dans un tableur ? Utilisez Télécharger le modèle dans Importer / Exporter, collez-y vos articles et importez-le. Voir Travailler avec les listes.

Banques et portefeuilles

Dites à vos clients comment vous payer. Ajoutez une fois chaque compte bancaire, portefeuille électronique ou passerelle de paiement, puis choisissez ceux qui figurent sur chaque facture, et dans quel ordre.

Types

• Banque : nom de la banque, titulaire du compte, IBAN, BIC / SWIFT, et quand votre banque n’a pas d’IBAN, le numéro de compte et le type de compte avec un sort code, un numéro d’acheminement ou un code de succursale. L’application vérifie chacun pendant la saisie : un IBAN ou un BIC erroné se voit avant d’arriver chez un client.
• Portefeuille électronique : le fournisseur et à quoi les clients envoient : un téléphone, un e-mail, un nom d’utilisateur, un ID de portefeuille, de compte ou de marchand.
• Passerelle de paiement et Autre : pour les services de paiement en ligne et tout le reste.

Chaque type peut aussi avoir :

• Un Lien de paiement : une page où vos clients paient en ligne, imprimée Payer en ligne.
• Une image de QR code imprimée à côté du compte.
• Des Lignes supplémentaires : tout libellé et toute valeur, imprimés sous le compte dans votre ordre.
• Un Code UPI/PIX quand il s’applique.

Le Nom est votre propre libellé du compte. Vos clients ne le voient jamais.

QR de paiement SEPA

Pour un compte bancaire avec IBAN, activez Ajouter un QR de paiement SEPA aux factures en EUR. Chaque facture en euros porte alors un QR code que vos clients scannent avec leur application bancaire : le montant dû et le numéro de facture sont remplis pour eux.

Sur la facture

Dans le champ Banques et portefeuilles d’une facture ou d’un préréglage, choisissez un ou plusieurs comptes et montez-les ou descendez-les. Ils s’impriment dans cet ordre sous Informations de paiement. Chaque facture garde une copie de ses comptes : modifier un compte plus tard ne change jamais une facture déjà envoyée.

Devises et taux

Facturez dans n’importe quelle devise. Vos totaux restent justes, car chaque document garde le taux de sa propre date.

La devise par défaut

Choisissez-la dans Paramètres → Langue & Format avant votre première facture. Le tableau de bord et les rapports additionnent dans cette devise, et chaque autre devise a un taux par rapport à elle. Dès que vous avez des documents, elle est verrouillée, pour qu’aucun total ne change jamais de sens.

Les devises

L’application démarre avec les devises courantes. Chacune a :

• Un Texte du symbole (comme USD) et un Symbole (comme $).
• Un Texte : son nom complet.
• Un Format : la place du symbole, comme $123 ou 123 €.
• Une Sous‑unité : le nombre de centimes dans une unité, 100 pour la plupart des devises.
• Un Taux dans votre devise par défaut : 1 USD = tant d’EUR. Les nouvelles factures prennent ce taux.

Archivez les devises dont vous ne vous servez pas pour garder des listes courtes.

Chaque facture garde son taux

En enregistrant une facture dans une autre devise, elle garde le taux du jour. Changez le taux le mois suivant : les anciennes factures gardent le leur, et les totaux de vos rapports ne bougent jamais. Vous pouvez aussi saisir un taux pour une seule facture, comme celui que votre banque vous a réellement appliqué.

La TVA dans votre devise

Une facture dans une autre devise affiche aussi sa TVA dans votre devise par défaut, avec le taux utilisé, comme l’exige la directive européenne sur la TVA (article 91).

Voir votre argent

Le tableau de bord et chaque rapport affichent soit une devise, soit toutes les devises converties dans la vôtre, chacune au taux de sa propre facture. Des devises différentes ne sont jamais additionnées telles quelles. Le rapport Taux de change utilisés liste le taux gardé par chaque document.

Factures

La liste

Chaque facture de la liste montre son numéro, son statut, sa date, son client et son total, avec ce qui reste à payer, son échéance ou son nombre de jours de retard. Les listes restent rapides quel que soit le nombre de factures.

• Rechercher par numéro de facture.
• Personnaliser filtre par statut (Impayée, Payée en partie, Payée, Clôturée), client, entreprise et date, archivée ou non, et trie par statut, date, numéro ou dernière modification.
• L’icône de téléchargement exporte les factures vers Excel.

Faire une facture

Choisissez Ajouter. Si les préréglages sont activés, partez de zéro ou d’un préréglage. Puis remplissez :

• Devise et Langue : la langue du PDF seulement, quelle que soit celle de l’application.
• Banques et portefeuilles : où ce client vous paie. Voir Banques et portefeuilles.
• Profil de style : l’apparence du PDF. Voir Profils de style.
• Entreprise et Facturer à : qui l’envoie et qui la reçoit. Ajouter dans Facturer à crée un client sur place.
• Informations de la facture : le numéro (attribué pour vous, voir Numérotation), la date d’émission et la date d’échéance.

Les lignes

Ajouter un article ajoute une ligne : choisissez un article, puis réglez la quantité, le prix unitaire, une remise et la taxe de la ligne.

• Champs personnalisés : donnez à une ligne des colonnes en plus, comme une référence ou une date. Choisissez un en-tête ou tapez-en un nouveau et appuyez sur Entrée. Chaque en-tête devient une colonne du tableau du PDF, alignée comme vous le voulez.
• Faites glisser les lignes pour changer leur ordre.

Sous les lignes, les totaux se calculent en direct : sous‑total, remise, taxe, livraison, supplément, total, payé et solde dû. Voir Taxes et remises.

Notes, signature et pièces jointes

• Note client, Note de remerciement et Termes et conditions, imprimées en bas.
• Signature : dessinez-la, ou importez une image.
• Pièces jointes : des images (2 Mo chacune au plus) ajoutées au PDF.
• Marquer comme payée, Marquer comme clôturée et Archivé. Voir Paiements et statuts.

Aperçu

Aperçu montre le PDF exactement comme votre client le reçoit, pendant que vous tapez. De là, imprimez-le, enregistrez-le, ou changez son apparence avec Personnaliser. Voir PDF, impression et reçus.

Dupliquer, supprimer

Le menu ⋮ d’une facture la duplique, avec le numéro suivant, la date et le taux du jour, ou la supprime. Pour garder une facture tout en la masquant, archivez-la.

Enregistrée telle qu’envoyée

Une facture garde une copie de son entreprise, de son client, de sa devise et de son taux, de ses banques et portefeuilles, de ses articles, de son style et de sa mise en page tels qu’ils étaient à l’enregistrement. Changez plus tard l’adresse d’un client ou le prix d’un article : les factures déjà envoyées restent exactement les mêmes.

Devis

Les devis fonctionnent comme les factures : le même formulaire, les mêmes lignes, taxes, notes et PDF, avec leur propre numérotation et le titre Devis.

Statuts

Un devis est Ouvert tant que vous attendez la réponse, et Clôturé une fois accepté ou refusé.

Du devis à la facture

Quand le client dit oui, ouvrez le devis et choisissez Créer une facture. En une seule étape :

• une nouvelle facture est créée avec les lignes, le client, la devise et le style du devis ;
• elle prend le numéro du devis quand ce numéro est libre dans la série des factures, sinon le suivant ;
• le devis est clôturé, et les deux restent liés.

Combien vous en gagnez

Le rapport Conversion des devis montre combien de devis vous avez envoyés sur une période, combien sont devenus des factures, le taux de conversion et la valeur convertie, devis par devis.

Désactiver les devis

Vous n’envoyez pas de devis ? Désactivez Devis dans les Paramètres. L’écran et le nombre de devis quittent l’application ; les devis déjà faits sont gardés.

Paiements et statuts

Enregistrer un paiement

Dans une facture, ajoutez chaque paiement avec sa date, son montant, son mode et une note au besoin. Les modes sont espèces, chèque, virement bancaire, portefeuille électronique, carte de crédit, PayPal et autre. Une facture peut recevoir plusieurs paiements ; le solde dû se met à jour à chaque ajout.

Statuts

Le statut découle des paiements :

• Impayée : rien n’a encore été reçu. Après l’échéance, la liste indique son nombre de jours de retard.
• Payée en partie : une partie a été reçue, avec le montant restant.
• Payée : reçue en totalité, avec sa date de paiement.
• Clôturée : réglée sans être payée en totalité, par exemple une créance abandonnée ou un geste commercial. Ce qu’elle laisse impayé ne compte plus comme dû.

Marquer comme payée solde une facture en une étape, avec sa date de paiement. Marquer comme clôturée la clôture.

Une facture qui a reçu plus que son total affiche Trop‑payé avec le montant en trop : un paiement saisi deux fois se repère tout de suite.

Une facture payée peut porter un tampon Payée sur son PDF, et vous pouvez en imprimer un reçu.

Qui vous doit

• Le tableau de bord montre ce qui est à encaisser et en retard sur la période.
• La Balance âgée répartit ce que doit chaque client en : pas encore échu, 1–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours.
• Factures impayées liste chaque facture encore à payer.
• Paiements reçus liste les paiements par date et par mode, avec un total par mode.

Taxes et remises

Une taxe par ligne

Donnez à une ligne son propre taux, par exemple 20 % sur le design et 10 % sur la formation. La taxe d’une ligne est :

• Ajoutée : le prix est hors taxe, et la taxe s’y ajoute.
• Incluse : le prix comprend déjà la taxe ; activez Inclus.

Une taxe sur toute la facture

Ou appliquez une seule taxe au total de la facture. Elle peut être ajoutée, incluse ou déduite : retirée du total, comme une retenue à la source.

Remise, supplément et livraison

• Remise : aucune, un montant fixe ou un pourcentage, sur une ligne ou sur toute la facture.
• Supplément : aucun, un montant fixe ou un pourcentage.
• Frais de livraison : un montant fixe.

Sur le PDF, une remise, un supplément, une taxe ou des frais de livraison à zéro n’apparaissent pas.

Les rapports de TVA

• TVA par taux liste chaque taxe de la période par taux : sur les lignes ou sur toute la facture, ajoutée, incluse ou retenue, avec la base taxée et la taxe. Il est prêt pour votre déclaration de TVA.
• Récapitulatif des taxes donne le net, la taxe et le total par mois.
• Le Journal des ventes liste chaque facture de la période avec son client, ses montants et son statut, pour votre comptable.

Devises étrangères

Une facture dans une autre devise affiche aussi sa TVA dans votre devise par défaut, avec le taux utilisé, comme l’exige la directive européenne sur la TVA (article 91). Voir Devises et taux.

Numérotation

Attribuée pour vous

Une nouvelle facture prend d’elle-même le numéro suivant. Les numéros gardent leurs zéros initiaux : après 0041 vient 0042, et après 999 vient 1000 seulement quand il le faut. Vous pouvez saisir un autre numéro sur une facture, et la suivante continue à partir de lui.

Deux personnes qui enregistrent au même instant sur une base partagée n’obtiennent jamais le même numéro.

Les séries

Dans Paramètres → Personnaliser la facture, choisissez quelles factures se suivent :

• Une série par client (par défaut) : les factures de chaque client sont numérotées 1, 2, 3…
• Une série par entreprise : chacune de vos entreprises a ses propres numéros.
• Une seule série pour tout : une seule suite de numéros pour toutes les factures.

Les devis ont toujours leur propre série, distincte des factures.

Préfixe et suffixe

Ajoutez un préfixe comme INV, ou un suffixe comme un code d’année, dans les Paramètres. Vous pouvez aussi les changer sur une seule facture. Seuls les lettres et les chiffres sont permis, et ils se joignent au numéro automatiquement.

Noms de fichiers

Inclure l’année, Inclure le mois et Inclure le nom de l’entreprise ajoutent ces éléments au nom des fichiers exportés, pour qu’ils se rangent tout seuls dans un dossier.

Profils de style

Un profil de style enregistre l’apparence de vos documents, pour que chaque facture soit assortie sans la régler à chaque fois. Faites-en un par entreprise, par client ou par occasion.

Ce que contient un profil

• Mise en page : le format de page (A4 ou Letter), la taille de police (petite, moyenne, grande), la police, et la mise en page du document.
• Image de marque : votre couleur, la taille du logo, une image de filigrane, et un filigrane payé affiché seulement sur les factures payées.
• Tableau : le style de l’en-tête (clair, sombre ou contour), le style des lignes (classique, rayé ou bordé), l’affichage de la quantité, de l’unité et du numéro de ligne, et l’ordre des colonnes.
• Typographie et libellés : les libellés en majuscules, et vos propres mots pour chaque libellé, comme Facture ou Facturer à.

Polices

Helvetica, Times Roman, Courier, Roboto et Inter, et pour l’arabe : IBM Plex Sans Arabic, Almarai, Cairo et Changa. Les polices arabes contiennent aussi les lettres latines et les chiffres, et les factures en arabe se lisent de droite à gauche.

Utiliser un profil

Choisissez un Profil de style sur une facture, un devis ou un préréglage : le document prend toute son apparence d’un coup. Vous pouvez encore tout changer sur ce document-là.

Enregistrer une apparence comme profil

Dans l’aperçu d’une facture, Personnaliser change son apparence sous vos yeux. Le résultat vous plaît ? Enregistrer comme profil le garde pour les suivantes.

Chaque profil indique combien de factures et de devis l’utilisent. Désactivez les profils de style dans les Paramètres si une seule apparence vous suffit.

Mises en page

Une mise en page décide de la place de chaque partie de la page : l’en-tête, le tableau des articles, les totaux, les informations de paiement, les notes, la signature, le filigrane et le compteur de pages. Couleurs, polices et libellés restent dans le profil de style.

L’application est livrée avec trois mises en page, Classic, Modern et Compact. Utilisez-les telles quelles, ou partez de l’une d’elles pour créer la vôtre.

Construire visuellement

Dans l’onglet Visuel, ajoutez des sections et des blocs, des lignes, des colonnes et des grilles, puis déplacez-les avec les flèches, les menus Déplacer dans et Déplacer avant, ou en les faisant glisser. Propriétés règle l’alignement, la largeur, les espacements, les marges et la visibilité. Annuler et Rétablir vous protègent.

Aperçu affiche une facture d’exemple avec le même moteur que vos vrais PDF.

Deux versions

• V1 : des sections les unes après les autres, avec des lignes et des colonnes dans l’en-tête.
• V2 : toute la page : des zones côte à côte et des barres latérales, des pages en paysage, des lignes, colonnes et grilles imbriquées, et la maîtrise de ce qui continue sur la page suivante. Mettre à niveau vers V2 convertit une mise en page V1.

JSON

L’onglet JSON montre la mise en page sous forme de fichier. Téléverser le schéma charge une mise en page depuis un fichier .json (64 Ko au plus), et l’icône de téléchargement de la liste en enregistre une, pour la réutiliser dans une autre base. L’application vérifie chaque mise en page chargée et indique ce qui ne va pas. Une mise en page ne contient que les parties citées plus haut : aucun script ni code d’aucune sorte.

Sur vos documents

Choisissez une mise en page dans la mise en page d’une facture ou d’un devis, ou dans un profil de style. Chaque document garde une copie de sa mise en page : la modifier plus tard ne déplace rien sur les factures déjà envoyées.

Préréglages

Un préréglage commence une nouvelle facture déjà remplie. Pratique pour les factures que vous envoyez encore et encore : l’hébergement mensuel d’un client, ou un projet type.

Ce que contient un préréglage

• Entreprise et Facturer à.
• Devise, Langue et Profil de style.
• Banques et portefeuilles, dans leur ordre.
• Note client, Note de remerciement et Termes et conditions.
• Une signature.

L’utiliser

Activez les Préréglages dans les Paramètres. Puis dans Factures ou Devis, choisissez Ajouter et partez du préréglage voulu. Ajoutez les lignes et les dates, et enregistrez.

Modifier un préréglage plus tard ne change que les nouveaux documents.

PDF, impression et reçus

Le PDF

Aperçu montre chaque facture ou devis en PDF pendant que vous le modifiez. Au-dessus :

• Imprimer l’envoie à votre imprimante.
• Exporter PDF l’enregistre. Le nom du fichier suit vos réglages, comme Invoice_0042.pdf, avec l’année, le mois ou le nom de l’entreprise si vous les avez choisis dans la Numérotation.
• Personnaliser change son apparence. Voir Profils de style.

Sur le PDF :

• Les numéros de page apparaissent quand le document fait plus d’une page.
• Un tampon Payée apparaît sur chaque page d’une facture payée.
• Les pièces jointes sont ajoutées au PDF.
• Les remises, suppléments, taxes et frais de livraison à zéro n’apparaissent pas.

Reçus

Activez Impression des reçus dans les Paramètres pour imprimer un reçu de 80 mm d’une facture ou d’un devis, pour un comptoir ou une boutique. Il passe par la fenêtre d’impression de votre système : choisissez votre imprimante de reçus, ou enregistrez-le en PDF.

Excel

Les factures et chaque rapport s’exportent vers Excel avec toutes leurs lignes. Voir Rapports.

Factures électroniques

Envoyez des factures que les logiciels comptables lisent d’eux-mêmes. Systematic Invoice exporte deux formats européens, tous deux conformes à la norme EN 16931 :

• UBL 2.1 conforme à Peppol BIS Billing 3.0, utilisé dans toute l’Europe et au-delà.
• XRechnung 3.0, exigé par les organismes publics en Allemagne.

Les activer

Dans les Paramètres, activez UBL 2.1 ou XRechnung, ou les deux. Une facture propose alors Exporter UBL XML, Exporter en XML XRechnung et Exporter PDF (UBL intégré) : un PDF normal avec la facture électronique à l’intérieur.

Enregistrez la facture avant d’exporter, pour que le fichier corresponde à ce que vous voyez.

Ce qu’il leur faut

L’application vous dit ce qui manque avant d’exporter. En général :

• Votre entreprise : code pays, code TVA ou code entreprise, et pour Peppol son ID et son schéma de point de terminaison. XRechnung demande aussi votre e-mail et votre téléphone.
• Le client : code pays, adresse, une référence acheteur (pour XRechnung, le Leitweg-ID), et pour Peppol son ID et son schéma de point de terminaison.
• Une date d’échéance.

Écrivez les adresses Rue, Ville, Code postal, Pays pour qu’elles soient lues correctement.

Devises étrangères

Une facture dans une autre devise porte aussi son total de TVA dans votre devise par défaut, comme le demande la norme.

Tableau de bord

Le tableau de bord répond à une question : où en est votre argent ?

Choisir une période

Aujourd’hui, hier, les 3 derniers jours, ce mois-ci, cette année, les 12 derniers mois, depuis le début, ou vos propres dates.

Choisir une devise

Voyez une seule devise, ou toutes converties dans votre devise par défaut, chacune au taux de sa propre facture. Si une devise n’a pas encore de taux, le tableau de bord indique combien de documents il laisse de côté et vous permet d’ajouter le taux.

Ce qu’il montre

• Facturé, Encaissé, À encaisser et En retard.
• La facture moyenne, les factures de la période, les clients facturés et les devis ouverts.
• Combien vous avez de factures, de devis, de clients, d’entreprises, d’articles, d’unités, et de banques et portefeuilles.
• L’évolution du facturé, et Facturé · Encaissé · À encaisser côte à côte.
• Les meilleurs clients et meilleurs articles.
• Les factures par état, et ce que les clients doivent aujourd’hui, selon leur retard.

Il reste rapide avec des centaines de milliers de factures : chaque facture garde ses propres totaux, et la base les additionne.

Rapports

Treize rapports, en quatre groupes. Chacun peut afficher une devise, ou toutes converties dans votre devise par défaut au taux de chaque document. Choisissez une période : ce mois-ci, le mois dernier, ce trimestre, le dernier trimestre, cette année, l’année dernière, les 30 derniers jours, ou vos propres dates.

La recherche trouve un rapport par son nom.

Ventes

• Ventes par mois : facturé, encaissé et dû par mois.
• Ventes par client : ce que chaque client a été facturé, a payé et doit.
• Ventes par article : quantités et montants de chaque article vendu.
• Ventes par entreprise : la facturation de chacune de vos entreprises.
• Récapitulatif des taxes : net, taxe et total par mois.
• TVA par taux : chaque taxe de la période par taux, avec sa base taxée, pour votre déclaration de TVA.
• Journal des ventes : chaque facture de la période avec son client, ses montants et son statut, pour votre comptable.

Créances et paiements

• Balance âgée : ce que chaque client doit aujourd’hui, selon son retard.
• Factures impayées : chaque facture encore à payer.
• Paiements reçus : les paiements par date et par mode.
• Relevé client : solde d’ouverture, factures, paiements et solde de clôture d’un client.

Devis

• Conversion des devis : les devis envoyés et combien sont devenus des factures.

Devises

• Taux de change utilisés : le taux gardé par chaque document en devise étrangère, avec son total et sa TVA dans votre devise par défaut.

Excel et impression

Exporter vers Excel enregistre toutes les lignes d’un rapport, quel qu’en soit le nombre. Imprimer imprime les lignes affichées à l’écran.

Les rapports se désactivent dans les Paramètres.

Vos données

Où vivent vos données

Systematic Invoice garde vos données dans une base que vous choisissez à la première ouverture :

• Sur votre ordinateur : un fichier, créé à l’endroit de votre choix. Il fonctionne entièrement hors ligne, et c’est tout ce qu’il vous faut si vous travaillez seul.
• Sur PostgreSQL : un serveur de base de données sur votre réseau ou sur votre propre serveur. Tous ceux qui s’y connectent travaillent sur les mêmes factures, clients et articles en même temps.

Vous pouvez passer à une autre base à tout moment depuis l’application.

Travailler en équipe sur PostgreSQL

1. Créez une base PostgreSQL vide (version 12 ou plus récente) et un utilisateur qui peut y créer des tables.
2. Sur chaque ordinateur, ouvrez Systematic Invoice, choisissez l’onglet Serveur, puis saisissez l’adresse du serveur, le port, le nom de la base, l’utilisateur et le mot de passe. Testez la connexion, puis connectez-vous.
3. Le premier ordinateur prépare la base. Tous les autres se connectent à la même.

Deux personnes peuvent enregistrer au même instant : chaque enregistrement est conservé en entier, les numéros ne se répètent jamais, et un enregistrement qui échoue ne laisse rien d’écrit à moitié.

Sauvegardes

Dans Paramètres, Exporter enregistre toutes les données, chaque facture avec ses lignes, paiements et pièces jointes, et vos paramètres, dans un seul fichier. Importer restaure un tel fichier, en remplaçant le contenu de la base. Les sauvegardes de toute taille sont écrites et relues table par table : même une très grande base est enregistrée en toute sécurité.

Gardez vos sauvegardes ailleurs que sur l’ordinateur lui-même, par exemple sur une clé USB ou dans un dossier en ligne. Avec PostgreSQL, les sauvegardes de votre serveur conviennent aussi.

Beaucoup de données

Les listes, les recherches, le tableau de bord et chaque rapport restent rapides avec des centaines de milliers de factures : les totaux de chaque facture sont gardés avec elle et additionnés par la base. La première fois qu’une grande base s’ouvre avec une nouvelle version, sa préparation peut prendre quelques minutes.

Ce qu’elle envoie

• Rien sur votre activité. Vos factures, vos clients et vos chiffres ne quittent jamais votre base.
• Aucun compte ni télémétrie. L’application ne suit pas votre utilisation.
• Mises à jour : elle demande au serveur de téléchargement de Systematic si une nouvelle version existe et la télécharge. C’est la seule adresse qu’elle contacte d’elle-même.
• Liens que vous ouvrez : les liens web et e-mail de l’application s’ouvrent dans votre propre navigateur ou votre messagerie.

Dépannage

Installation et ouverture

• Windows dit avoir protégé votre PC. Choisissez Informations complémentaires, puis Exécuter quand même. Ce message apparaît pour les nouvelles applications tant que Windows ne les a pas vues sur assez d’ordinateurs.
• L’application s’ouvre à chaque fois sur l’écran des bases. Choisissez une base dans la liste des récentes : elle s’ouvre en un clic. Sur un serveur, retapez le mot de passe ; il n’est jamais enregistré.

Bases de données

• « Les identifiants PostgreSQL sont requis après le redémarrage ». Pour votre sécurité, le mot de passe n’est pas gardé. Choisissez la connexion dans la liste des récentes et retapez le mot de passe.
• « Connexion échouée ». Vérifiez l’hôte, le port, le nom de la base, l’utilisateur et le mot de passe, puis Tester la connexion. Assurez-vous que le serveur accepte les connexions de votre ordinateur et que votre réseau l’atteint.
• « La base de données est verrouillée ». Un autre programme, ou une seconde fenêtre de l’application, a ouvert le même fichier. Fermez-le et réessayez. Un fichier partagé dans un dossier réseau peut aussi se verrouiller : partagez plutôt un serveur PostgreSQL. Voir Vos données.
• « Le fichier de base de données n’existe pas ». Le fichier a été déplacé, renommé, ou se trouve sur un disque déconnecté. Rouvrez-le là où il est maintenant, ou restaurez-le depuis une sauvegarde.

Factures

• Un total semble faux. Vérifiez si la taxe de chaque ligne est ajoutée ou incluse, et si une remise porte sur une ligne ou sur toute la facture. Voir Taxes et remises.
• Une facture indique « Trop‑payé ». Plus que son total a été enregistré, souvent un paiement saisi deux fois. Ouvrez la facture et supprimez ou corrigez le paiement.
• Le numéro n’est pas celui attendu. Par défaut, les numéros se suivent par client. Choisissez une autre série dans la Numérotation.
• Une ancienne facture garde mon ancienne adresse. Les factures gardent ce avec quoi elles ont été enregistrées. Ouvrez-la, choisissez de nouveau l’entreprise ou le client, et enregistrez.
• « Fichier trop volumineux ». Logos, signatures et pièces jointes font 2 Mo au plus chacun. Réduisez l’image et réessayez.

Factures électroniques

• L’export indique qu’un champ est requis. Le message nomme le champ manquant : souvent un code pays, un code TVA, un ID Peppol, une référence acheteur ou une date d’échéance, sur votre entreprise ou sur le client. Remplissez-le et exportez de nouveau. Voir Factures électroniques.
• Le XML ne correspond pas à ce que je vois. Enregistrez d’abord la facture, puis exportez.

Impression

• « Aucune imprimante disponible ». Branchez une imprimante, ou configurez-en une dans les réglages du système. Pour garder une copie à la place, choisissez Exporter PDF, ou enregistrez le reçu en PDF depuis la fenêtre d’impression.

Tableau de bord et rapports

• Le tableau de bord dit que des documents sont laissés de côté faute de taux. Ajoutez le taux de cette devise dans Devises, ou utilisez le lien du tableau de bord. Voir Devises et taux.
• Un rapport imprime moins de lignes qu’il n’en a. L’impression montre les lignes à l’écran. Exporter vers Excel enregistre toutes les lignes.

Import

• « Échec du traitement des lignes suivantes ». Le message liste les lignes illisibles. Comparez-les aux colonnes du modèle, corrigez-les et importez de nouveau. Voir Travailler avec les listes.
• Importer une sauvegarde a remplacé mes données. L’import restaure une sauvegarde à la place du contenu de la base. Pour garder les deux, créez d’abord une nouvelle base et importez-y.

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